CRM a medida con IA: crea el CRM de tu negocio sin programar
Cuéntale cómo trabajas. Totalum crea tu CRM con base de datos propia, accesos por usuario, emails e informes.
Respuesta rápida · Actualizado en noviembre de 2026
Un CRM a medida con IA se crea a partir de la descripción de tu forma de trabajar. Totalum genera clientes, expedientes, tareas, recordatorios por email e informes, con su propia base de datos SQL y accesos por usuario. Empiezas gratis con 50 créditos; el dominio propio y la descarga del código empiezan en 29 € al mes.
Lo que crea el prompt del CRM para una gestoría
Modelo de datos
| Tabla | Campos clave |
|---|---|
| clientes | nombre o razón social, NIF, email, teléfono, asesor asignado |
| expedientes | cliente, tipo (fiscal, laboral, contable), estado, fecha de apertura, asesor |
| tareas | expediente, descripción, fecha límite, responsable, estado |
| documentos | expediente, archivo, categoría, subido por |
| recordatorios | expediente o cliente, fecha de envío, plantilla de email |
| usuarios y roles | nombre, email, rol (asesor, responsable, administrador) |
Pantallas (5)
- 1
Panel de expedientes: abiertos por asesor y por estado, con los que vencen esta semana arriba.
- 2
Ficha de cliente: datos, expedientes, documentos y el historial de emails y notas en orden.
- 3
Bandeja de tareas: lo de hoy, lo atrasado y lo próximo de cada asesor.
- 4
Importación: carga de clientes desde un CSV o un Excel exportado.
- 5
Usuarios y permisos: quién ve qué expedientes.
Integraciones incluidas que usa
Sin claves.
Email: recordatorios a clientes y avisos internos.
Tareas programadas: un resumen diario de vencimientos para cada asesor.
IA: resumir el historial de un cliente o redactar un email de petición de documentos.
Almacenamiento de archivos: documentos por expediente.
Escaneo de documentos: leer datos de facturas y justificantes que suben los clientes.
PDF: generar el resumen de un expediente.
Cómo crear un CRM a medida en 3 pasos
- 1
Pega el prompt.
Usa el del ejemplo o explica con tus palabras qué gestionas, por qué estados pasa cada caso y quién debe ver cada cosa.
- 2
Ajústalo con más prompts.
Por ejemplo:
- "Añade el estado 'Pendiente de documentación' y envía al cliente un email con la lista de lo que falta."
- "Si un expediente lleva 10 días sin movimiento, crea una tarea para su asesor."
- "Cada lunes, envíame un resumen de expedientes abiertos por asesor."
- 3
Publícalo en tu dominio.
Publica en una dirección de Totalum en cualquier plan, o conecta tu dominio (por ejemplo crm.tugestoria.es) en un plan de pago. Da acceso a tu equipo con usuario y rol.
Tu proceso, no una plantilla.
Los estados, los campos y las reglas salen de tu descripción. Una gestoría sigue expedientes; una inmobiliaria, visitas y ofertas; una academia, matrículas. Cuando cambias tu forma de trabajar, lo explicas y el agente cambia las tablas, las pantallas y la lógica a la vez.
Recordatorios que se envían solos.
Con las tareas programadas y el email incluido, el CRM avisa al cliente cuando falta un documento, recuerda al asesor lo que vence y manda cada mañana el resumen del día. Escribes la regla en una frase y se ejecuta cuando toca.
Cada uno ve lo suyo.
El inicio de sesión y los roles vienen desde la primera versión. Cada asesor ve sus clientes y expedientes; el responsable ve a su equipo; el administrador lo ve todo.
El CRM es tuyo.
Cada proyecto tiene su propia base de datos SQL, con un panel para ver y editar registros. Puedes restaurarla a cualquier minuto de los últimos 30 días y, en los planes de pago, hay además una copia cada noche. En cualquier plan de pago puedes descargar el código completo o sincronizarlo con GitHub.
CRM a medida: encargarlo, alquilarlo o crearlo con IA
Hay tres caminos para tener un CRM que encaje con tu negocio:
- Encargarlo a una agencia o a un desarrollador. Obtienes justo lo que pides, pero pagas un proyecto presupuestado a medida, esperas a que esté terminado y cada cambio posterior vuelve a ser un presupuesto.
- Alquilar un CRM estándar como HubSpot, Pipedrive o Zoho CRM. Empiezas enseguida y tienes años de funcionalidades detrás, pero pagas por usuario, trabajas dentro de su aplicación y te adaptas a su modelo de datos.
- Crearlo con IA en Totalum. Describes tu proceso, el agente construye la app con su base de datos y tú la cambias con nuevos prompts. Pagas un plan por cuenta (desde 29 € al mes para dominio propio y descarga de código) y el uso se cobra en créditos.
| Totalum | HubSpot | Pipedrive | Zoho CRM | Agencia o desarrollador | |
|---|---|---|---|---|---|
| Precio de entrada (revisado el 3 nov 2026) | Starter 29 €/mes por cuenta; plan gratuito con 50 créditos una vez | Starter 20 $/usuario/mes (promoción desde 7 $ para clientes nuevos); gratis hasta 2 usuarios | Lite 14 €/usuario/mes, facturación anual | Standard 14 €/usuario/mes | Presupuesto por proyecto |
| Pago por usuario | No; los planes limitan los miembros que construyen y el uso va en créditos | Sí | Sí | Sí | Según contrato |
| Modelo de datos | Las tablas y campos que describas | Sus objetos, personalizables | Sus objetos, campos propios | Sus módulos, personalizables | A medida |
| En tu propio dominio | Sí, en planes de pago | No, trabajas en su app | No, trabajas en su app | No, trabajas en su app | Sí |
| Código propio | Descarga y GitHub en planes de pago | No | No | No | Según contrato |
| Cambios posteriores | Con un prompt, en créditos | Configuración o planes superiores | Configuración o planes superiores | Configuración o planes superiores | Nuevo presupuesto |
Precios leídos en la página de precios de cada proveedor el 3 de noviembre de 2026 (hubspot.com/pricing/crm, pipedrive.com/en/pricing, zoho.com/crm/zohocrm-pricing.html, totalum.app/es). Pipedrive y Zoho mostraron precios en euros desde una conexión europea; HubSpot, en dólares.
¿Comparas Totalum con una herramienta concreta? Ver todas las comparativas: comparativas honestas frente a los principales constructores de apps con IA, plataformas no-code y agentes de código.
Todo lo demás, incluido
- Base de datos SQL propia con restauración a cualquier minuto de los últimos 30 días
- inicio de sesión
- pagos con Stripe
- almacenamiento de archivos
- IA
- tareas programadas
- dominio propio y descarga de código en planes de pago
Para quién
Gestorías y asesorías
clientes, expedientes por tipo y vencimientos por asesor.
Inmobiliarias
compradores, vendedores, inmuebles, visitas y ofertas.
Corredurías de seguros
pólizas, renovaciones y aviso automático antes de cada vencimiento.
Agencias de marketing
leads, propuestas, igualas e informe mensual por cliente.
Academias y centros de formación
consultas, matrículas y seguimiento al acabar cada curso.
Querido por quienes construyen
“Hemos automatizado las liquidaciones de distintos e-commerces y el traspaso de datos entre múltiples formatos. Editamos archivos Excel mediante simples órdenes. Destacamos el acompañamiento de Joan durante todo el proyecto.”
Annie
Musclecult
“Soy desarrollador y pruebo constantemente herramientas nuevas. Totalum es de las más competentes del mercado. Construí un proyecto complejo en una semana. Genera el 80-90% y luego descargas el código para terminarlo.”
Nicolás
Freelance Senior Developer
“La herramienta es intuitiva y me ha ayudado a optimizar mi flujo de trabajo. La atención del equipo es de primera, especialmente Pol, que se interesó por mi experiencia. Recomiendo probarla.”
Bruno
Freelance
“Llevaba años con esta idea pero no sabía por dónde empezar. Con Totalum creé mi app en 5 días. Tiene pagos integrados, aparece en Google y ya tengo clientes pagando.”
Mario
reformaconecta.com
“Montamos un portal donde los clientes filtran pisos por zona y precio. Conectamos el CRM con WhatsApp para alertas automáticas. 3 ventas el primer mes.”
Carlos
Inmobiliario
“Creé un portal donde mis clientes ven sus campañas en tiempo real: clics, conversiones, gasto. Ahora entran cuando quieren y facturo por el acceso.”
Laura
Agencia Marketing
“El sistema controla 4.000 referencias de piezas, genera pedidos automáticos cuando baja el stock. Reducimos errores de inventario un 80%.”
Roberto
Taller Mecánico
“Probé Bubble, Webflow, Glide, Softr y Framer, pero se quedaban cortas. Con Totalum convertí mi idea en app real en 5 días.”
Francisco
lexflow-ia.com
“Tenemos 12 cursos online con vídeos, tests y certificados automáticos. Los alumnos pagan con tarjeta, acceden al contenido y reciben su diploma. Todo automático.”
Elena
Academia de Formación
“Mis clientes rellenan sus KPIs en un formulario, el sistema genera informes con gráficos y los envía en PDF automáticamente.”
David
Consultor Financiero
“Hemos automatizado las liquidaciones de distintos e-commerces y el traspaso de datos entre múltiples formatos. Editamos archivos Excel mediante simples órdenes. Destacamos el acompañamiento de Joan durante todo el proyecto.”
Annie
Musclecult
“Soy desarrollador y pruebo constantemente herramientas nuevas. Totalum es de las más competentes del mercado. Construí un proyecto complejo en una semana. Genera el 80-90% y luego descargas el código para terminarlo.”
Nicolás
Freelance Senior Developer
“La herramienta es intuitiva y me ha ayudado a optimizar mi flujo de trabajo. La atención del equipo es de primera, especialmente Pol, que se interesó por mi experiencia. Recomiendo probarla.”
Bruno
Freelance
“Llevaba años con esta idea pero no sabía por dónde empezar. Con Totalum creé mi app en 5 días. Tiene pagos integrados, aparece en Google y ya tengo clientes pagando.”
Mario
reformaconecta.com
“Montamos un portal donde los clientes filtran pisos por zona y precio. Conectamos el CRM con WhatsApp para alertas automáticas. 3 ventas el primer mes.”
Carlos
Inmobiliario
“Creé un portal donde mis clientes ven sus campañas en tiempo real: clics, conversiones, gasto. Ahora entran cuando quieren y facturo por el acceso.”
Laura
Agencia Marketing
“El sistema controla 4.000 referencias de piezas, genera pedidos automáticos cuando baja el stock. Reducimos errores de inventario un 80%.”
Roberto
Taller Mecánico
“Probé Bubble, Webflow, Glide, Softr y Framer, pero se quedaban cortas. Con Totalum convertí mi idea en app real en 5 días.”
Francisco
lexflow-ia.com
“Tenemos 12 cursos online con vídeos, tests y certificados automáticos. Los alumnos pagan con tarjeta, acceden al contenido y reciben su diploma. Todo automático.”
Elena
Academia de Formación
“Mis clientes rellenan sus KPIs en un formulario, el sistema genera informes con gráficos y los envía en PDF automáticamente.”
David
Consultor Financiero
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta un CRM a medida?
Con Totalum puedes empezar gratis con 50 créditos y 2 proyectos. Para publicarlo en tu dominio y descargar el código, el plan Starter cuesta 29 € al mes por cuenta, sin pago por usuario. El alojamiento, la base de datos y las integraciones se pagan con los créditos del plan, y puedes recargar cuando quieras.
¿Puedo migrar desde Excel?
Sí. Exporta tu hoja a CSV y pide a Totalum una pantalla de importación que asigne cada columna a su campo. También puede saltarse los duplicados por NIF o por email, o marcar los registros importados para revisarlos.
¿Los datos se quedan en la UE?
Sí, si creas el proyecto con residencia de datos en la UE: así los datos no salen de la UE. Si no eliges esa opción, se sitúan cerca de tus usuarios. Cada proyecto tiene su propia base de datos SQL con restauración de los últimos 30 días.
¿Puedo usar mi dominio?
Sí, en cualquier plan de pago, desde Starter a 29 € al mes. Puedes usar un dominio que ya tengas, como crm.tuempresa.es, o comprarlo en Totalum. En el plan gratuito se publica en una dirección de Totalum.
¿Es mío el código?
Sí. En cualquier plan de pago puedes descargar el código completo o sincronizarlo con un repositorio de GitHub. Ver el código es gratis en todos los planes. Es un proyecto estándar de Next.js y React, así que cualquier desarrollador puede seguir trabajando en él.
¿Pago por cada usuario del CRM?
No. No hay coste por usuario ni por contacto. Tu plan fija cuántos miembros del equipo pueden crear y editar proyectos (3 en Starter, 5 en Builder, 10 en Professional). Los registros de la base de datos son ilimitados y se cobran según uso, en créditos.
¿Envía emails y recordatorios?
Sí. El envío de email viene incluido, sin claves. El CRM puede mandar recordatorios a clientes, avisos al equipo y resúmenes, y las tareas programadas los envían a la hora que elijas.